Tài liệu học Excel - Chương IV: Cơ sở dữ liệu (database)

Chương IV
CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)
I.

MÔ TẢ:
Là tập hợp các thông tin, dữ liệu đực tổ chức theo cấu trúc hàng, cột để khai thác,
truy cập nhanh chóng.
- Dòng đầu tiên dùng để chứa tên vùng tin hay còn gọi là trường (Field) của CSDL.
Tên vùng tin phải là kiểu chuỗi và duy nhất.
- Những dòng kế tiếp dùng để chứa nội dung CSDL. Mỗi hàng được gọi là mẩu tin
hay bản ghi (Record)
II. THAO TÁC VỚI CSDL:
1. S

ắp x

ếp d

ữ

li

ệ

u:
- Chọn phạm vi cần sắp xếp (xem

ví dụ

)
- Chọn lệnh Data - Sort, xuất hiện hộp thoại:
+ Sort by: Chọn cột (Field) làm tiêu chí chính để sắp xếp.
+ Chọn kiểu sắp xếp:
ü Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
ü Descerding: Sắp xếp theo thứ tự giảm giần.
+ Then by: Chọn cột làm tiêu chí sắp xếp phụ (Excel sẽ sắp xếp dựa vào tiêu chí
phụ này khi tiêu chí chính trong mục Sort by bị trùng).
+ My List has: Tùy chọn cho dòng tiêu đề của CSDL:
ü Header row: Chọn mục này khi trong phạm vi đang chọn có dòng tiêu đề (không
sắp xếp dòng đầu tiên).
ü No Header row: Chọn mục này khi trong phạm vi đang chọn không có dòng tiêu
đề (sắp xếp tất cả các dòng).
2. Tạ
o t

ổ

ng c

ấ

p d

ướ

i (Subtotals):
Lệnh dùng để nhóm dữ liệu theo từng nhóm đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm
những dòng thống kê tính toán (gọi là các tổng con - Subtotals) và một dòng tổng kết ở
cuối phạm vi (gọi là tổng lớn - GrandTotal). Thao tác như sau:
- Sắp xếp CSDL theo cột làm khoá (muốn nhóm theo cột nào thì cột đó gọi là cột làm
khoá)
- Đặt con trỏ ô vào vùng CSDL, chọn lệnh Data - Subtotals, xuất hiện hộp thoại:
+ At each change in: Chọn trường làm khoá để sắp xếp
+ Use Function: Chọn hàm sử dụng để thống kê
+ Add SubTotal to: Đánh dấu vào những cột cần thống kê giá trị
+ Replace current Subtotals: Thay các hàng Subtotal tạo trước đó bằng các hàng
Subtotal mới.
+ Page Break Between Groups: Tự động động tạo dấu ngắt trang giữa các nhóm
dữ liệu.
+ Sumary Below data: Tạo các dòng thống kê phía dưới các nhóm dữ liệu.
+ Chọn xong ấn OK.
3. Lọ
c d

ữ

li

ệ

u (Filter)
Chức năng này giúp trích ra những bản ghi trong cơ sở dữ liệu thoả mãn những yêu
cầu đặt ra. Có 2 cách lọc: Lọc tự động và lọc theo bảng điều kiện tạo trước.
a. L

ọ

c t

ự độ

ng (AutoFilter):
Là cách lọc làm cho bảng dữ liệu chỉ hiển thị các bản ghi thỏa mãn điều kiện đưa
ra, còn các bản ghi không thỏa mãn điều kiện sẽ bị ẩn. Thao tác như sau:
- Chọn CSDL muốn lọc (chọn cả dòng đầu tiên của CSDL)
- Chọn lệnh Data – Filter - Autofilter. Lúc đó trên tiêu đề mỗi cột sẽ xuất hiện biểu
tượng lọc là các Menu DropDown.
- Muốn lọc theo điều kiện ở cột nào thì kích chuột vào biểu tượng lọc của cột đó để
chọn một trong các mục có sẵn. Trong đó gồm:
+ All: Cho hiển thị tất cả các bản ghi.
+ Top 10: Lọc một nhóm các bản ghi có giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong cột
đang xét. Mục này chỉ có giá trị đối với dữ liệu kiểu số.
+ Custom: Cho phép người sử dụng tự chọn điều kiện theo hộp thoại
ü Chọn phép toán so sánh cần dùng trong hộp danh sách bên trái:
Ø equals: bằng
Ø does not equal:
không bằng (khác)
Ø is greater than: lớn hơn
Ø is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng
Ø is less than: nhỏ hơn
Ø is less than or equal to: nhỏ hơn hoặc bằng
Ø begins with: bắt đầu bằng...
Ø does not begin with: không bắt đầu bằng...
Ø ends with: kết thúc bằng...
Ø does not end with: không kết thúc
bằng...
Ø contains: chứa...
Ø does not contain: không chứa...
ü Gõ hoặc chọn giá trị làm điều kiện trong hộp danh sách bên phải
Có thể kết hợp thêm một điều kiện lọc nữa bằng cách chọn tương tự trong hai
hộp danh sách phía dưới nhưng phải thông qua hai phép toán And (và) hoặc Or (hoặc)
•

Để

hu

ỷ

l

ệnh l

ọ

c ta ch

ọ

n l

ại l

ệ

nh Data - Filter - AutoFilter m

ộ

t l

ầ

n n

ữ

a
b. Lọ
c theo b

ả

ng

đ

i

ề

u ki

ệ

n t

ạo tr

ướ

c (Advanced Filter):
Dùng để lọc dữ liệu có điều kiện hoặc trích dữ liệu đến nơi khác. Với cách lọc này,
ta phải nhập vào một bảng điều kiện riêng trước khi gọi lệnh lọc .
* Cách t

ạ

o b

ả

ng

đ

i

ề

u ki

ệ

n(Criteria)
Để tạo bảng điều kiện, nhất thiết trên bảng điều kiện phải có ít nhất 2 ô, một ô chứa
tên trường (Field) làm điều kiện lọc, một ô chứa điều kiện lọc.
Tên trường làm điều kiện lọc thường được sao chép từ CSDL ra để tránh sai sót và
được chính xác
Ví dụ

: Để lọc ra các nhân viên thuộc phòng Kế toán thì tạo bảng điều kiện như sau:
Phòng ban
Kế toán
-

Đ

i

ề

u ki

ệ

n

đơ

n chính xác:
+ Dữ liệu chuỗi: Ghi chính xác chuỗi làm điều kiện (như ví dụ trên)
+ Dữ liệu số: Ghi chính xác số làm điều kiện.
Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên có Lương CB là 1.100.000
Lương CB
1.100.000
-

Đ

i

ề

u ki

ệ

n

đơ

n không chính xác:
+ Dữ liệu số: Sử dụng các toán tử so sánh để ghi điều kiện
Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên có Lương CB từ 1.000.000 trở lên
Thank you for trying GIRDAC PDF Converter.
Trial version converts few pages from ten PDF files.
If you are satisfied with this conversion,
you can order PDF Converter from