Tài liệu học Excel - Chương I: Giới thiệu microsoft Excel

Chương I
GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL
I. GIỚI THIỆU:
Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, là một công
cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp.
Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro,..., bảng tính của Excel cũng
bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong
Excel cũng có những điểm tương tự tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có
giao diện rất thân thiện với người sử dụng.
Hiện tại Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ
các công việc tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người sử dụng
(NSD) không cần phải xây dựng các chương trình.
II. SỬ DỤNG EXCEL
1. Khởi động Excel
Cách 1: Nhấp đôi chuột vào biểu tượng Excel trên màn hình nền (Nếu có)
Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Excel trên thanh MS Office Shortcut
Cách 3: Từ Menu Start - Chọn Program - Chọn biểu tượng Microsoft Excel
Cách 4: Từ Menu Start - Chọn Run - xuất hiện hộp thoại: Nhập tên tập tin chương
trình Excel (kèm theo đường dẫn đầy đủ) ® ấn OK
2. Thoát khỏi Excel: Có nhiều cách:
Cách 1: Chọn lệnh File - Exit
Cách 2: Kích chuột vào nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ Excel
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Khi đóng Excel, nếu bảng tính chưa được lưu trữ thì excel sẽ xuất hiện thông báo:
" Do you want to save the change?" (Bạn có lưu lại những thay đổi trên tập tin
BOOK1 không?)
Nếu chọn Yes: Lưu tập tin rồi đóng Excel lại
Nếu chọn No: Đóng Excel lại mà không lưu tập tin
Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát Excel
3. Các thành phần trong cửa sổ Excel

Thanh tiêu
Thanh Menu

đề
Thanh Formatting
Thanh Standard

Thanh Formula
Ô hiện hành

Tiêu đề cột
Tiêu đề
dòng
Vùng bảng tính
Cũng gồm các thành phần cơ bản của cửa sổ chương trình:
- Thanh tiêu đề
- Thanh thực đơn
- Thanh công cụ: Đóng/ mở các thanh công cụ bằng lệnh View - Toolbars
- Thanh công thức: (Formula bar): Đóng mở thanh công thức bằng lệnh View - Formula
bar.
- Dòng (Row): Tiêu đề dòng được ký hiệu theo số thứ tự 1, 2, 3, đến 65536
- Dòng (Column): Tiêu đề cột được ký hiệu theo các chữ cái: A, B, C... đến IV (tối đa
256 cột trên một bảng tính)
CHƯƠNG II
LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH
I. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI TẬP TIN BẢNG TÍNH
1. Lưu bảng tính
- Chọn lệnh File - Save /hoặc nhấn Ctrl + S/ hoặc kích chuột vào nút Save

trên
thanh công cụ.
- Xuất hiện hộp thoại:
Chọn đĩa, thư mục
chứa tập tin
Gõ tên tập tin
+ Mục File name: Gõ tên tập tin
+ Mục Save in: Chọn đĩa và Folder chứa tập tin ® Xong ấn nút Save
2. Mở tập tin mới:
- Chọn lệnh File - New/ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N/ hoặc ấn nút New

trên
thanh công cụ Standard.
3. Mở tập tin đã có trên đĩa
- Chọn lệnh File - Open/ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O/ hoặc ấn nút Open

trên
thanh công cụ Standard.
® Xuất hiện hộp thoại:
+ Mục Look in: Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở. Nội dung của thư mục được chọn
sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới. Nhấp đôi chuột vào tập tin muốn mở.
II. KHAI BÁO THÔNG SỐ MÔI TRƯỜNG
Để khai báo định dạng cho các kiểu dữ liệu, trước khi làm việc với Excel ta nên
xem lại phần khai báo thông số môi trường làm việc để thuận tiện trong việc nhập dữ
liệu vào cho đúng định dạng qui ước của máy. Thao tác như sau:
Từ Menu Start - Chọn Control Panel ® Mở Regional Settings ® Xuất hiện hộp thoại:
+ Phiếu Number: khai báo kiểu số
Chương III
HÀM (FUNCTION)
I. ĐỊNH NGHĨA HÀM
Hàm là một thành phần của dữ liệu loại công thức và được xem là những công thức
được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các công việc tính toán phức tạp.
Dạng thức tổng quát:

 (Tham số 1, Tham số 2,...)
Trong đó: là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong Control Panel
(xem phần khai báo môi trường - chương II)
Cách nh

ậ

p hàm:

Chọn một trong các cách:
- C1: Chọn lệnh Insert - Function
- C2: Ấn nút Insert Function trên thanh công cụ
- C3: Gõ trực tiếp từ bàn phím
II. CÁC HÀM THÔNG DỤNG
1. Nhóm Hàm x

ử

lý s

ố:
a. Hàm ABS:
- Cú pháp: ABS(n)
- Công dụng: Trả về giá trị tuyệt đối của số n
-

Ví dụ

: ABS(-5) ®

5
b. Hàm SQRT:
- Cú pháp: SQRT(n)
- Công dụng: Trả về giá trị là căn bật hai của số n
-

Ví dụ

: SQRT(9) ®

3
c.

Hàm ROUND

:
- Cú pháp: ROUND(m, n)
- Công dụng: Làm tròn số thập phân m đến n chữ số lẻ. Nếu n dương thì làm tròn
phần thập phân. Nếu n âm thì làm tròn phần nguyên.
-

Ví dụ

1: ROUND(1.45,1)

®

1.5
-

Ví dụ

2: ROUND(1.43,1)

®

1.4
-

Ví dụ

3: ROUND(1500200,-3)

®

1500000
-

Ví dụ 4

: ROUND(1500500,-3)

®

1501000
d. Hàm INT:
- Cú pháp: INT(n)
- Công dụng: Trả về giá trị là phần nguyên của số thập phân n
-

Ví dụ

: INT(1.43)

®

1
e. Hàm MOD:
- Cú pháp: MOD(m,n)
- Công dụng: Trả về giá trị phần dư của phép chia số m cho số n
-

Ví dụ

: MOD(10,3)

®

1
2. Nhóm hàm x

ử

lý d

ữ

li

ệ

u chu

ỗ

i:
a. Hàm LOWER:
- Cú pháp: LOWER(s)
- Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi s sang chữ thường.
-

Ví dụ

: LOWER(“ExCeL”)

®

“excel”
b. Hàm UPPER:
- Cú pháp: UPPER(s)
- Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi s sang chữ hoa.
-

Ví dụ

: UPPER(“ExCeL”)

®

“EXCEL”
c. Hàm PROPER:
- Cú pháp: PROPER(s)
- Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi s sang chữ hoa
và các ký tự còn lại là chữ thường.
-

Ví dụ

: PROPER(“MiCRosoFt ExCeL”)

®

“Microsoft Excel”
d. Hàm LEFT:
- Cú pháp: LEFT(s, n)
- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên trái.
-

Ví dụ

: LEFT(“EXCEL”,2)

®

“EX”
e. Hàm RIGHT:
- Cú pháp: RIGHT(s, n)
- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên phải.
-

Ví dụ

: RIGHT(“EXCEL”,2)

®

“EL”
f. Hàm MID:
- Cú pháp: MID(s, m, n)
- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ vị trí thứ m.
-

Ví dụ

: MID(“EXCEL”,3,2)

®

“CE”
g. Hàm LEN:
- Cú pháp: LEN(s)
- Công dụng: Trả về giá trị là chiều dài của chuỗi s.
-

Ví dụ

: LEN(“EXCEL”)

®

5
h. Hàm TRIM:
- Cú pháp: TRIM(s)
- Công dụng: Trả về chuỗi s sau khi đã cắt bỏ các ký tự trống ở hai đầu.
-

Ví dụ

: TRIM(“ EXCEL ”)

®

“EXCEL”
@

Chú ý

: Nếu các hàm LEFT, RIGHT không có tham số n thì Excel sẽ hiểu n=1.
3. Nhóm hàm th

ố

ng kê:
a. Hàm COUNT:
- Cú pháp:

COUNT(ph

ạ

m vi)
- Công dụng: Đếm số ô có

ch

ứ

a d

ữ

li

ệ

u s

ố

trong

ph

ạ

m vi

.
- Ví dụ: Để đếm số nhân viên trong bảng dưới thì dùng công thức:
COUNT(E2:E6)

®

5
A

B

C

D

E
1

STT

Họ và tên

Giới

Phòng

Lương CB
tính

ban
2

1

Nguyễn Văn

Nam

Kế Toán

1,000,000
A
3

2

Trần Thị B

Nữ

Kinh
doanh

900,000
4

3

Phạm Ngọc

Kế Toán

1,200,000
C
5

4

Lê Văn D

Nam

Kế Toán

800,000
6

5

Ngô Thị E

Nữ

Kinh

1,000,000
doanh
b. Hàm COUNTA:
- Cú pháp:

COUNTA(ph

ạ

m vi)
- Công dụng: Đếm số ô có

ch

ứ

a d

ữ

li

ệ

u

trong danh sách List.
- Ví dụ: Để đếm số nhân viên trong cột C ở bảng trên thì dùng công thức:
COUNT(C2:C6)

®

4
c. Hàm COUNTIF:
- Cú pháp:

COUNTIF(ph

ạ

m vi,

đ

i

ề

u kiệ

n)
- Công dụng: Đếm số ô thỏa mãn

đ

i

ề

u ki

ệ

n

trong

ph

ạ

m vi.
- Ví dụ: Để đếm số nhân viên thuộc phòng Kế toán (xem bảng ở mục a) thì dùng
công thức:
COUNTIF(D2:D6, “Kế toán”)

®

3
@

Chú ý

: Trừ trường hợp

đi

ề

u ki

ệ

n

là một con số chính xác thì các trường hợp còn lại
đều phải

b

ỏ đ

i

ề

u ki

ệ

n trong m

ộ

t dấ

u ngo

ặ

c kép

.
Ví dụ 1

: Đếm số nhân viên có Lương CB là 1.000.000
COUNTIF(E2:E6,1000000)

®

2
Ví dụ 2

: Đếm số nhân viên có Lương CB nhỏ hơn 1.000.000
COUNTIF(E2:E6,”<1000000”) ®

2
d. Hàm MAX:
- Cú pháp:

MAX(ph

ạ

m vi)
- Công dụng: Trả về giá trị là

s

ố

l

ớ

n nh

ấ

t

trong

ph

ạ

m vi

.
-

Ví dụ

: Để biết Lương CB cao nhất (xem bảng ở mục a) thì dùng công thức:
MAX(E2:E6) ®

1.200.000
e. Hàm MIN:
Chương VI
IN BẢNG TÍNH
I. XEM TRƯỚC KHI IN:
Để xem tổng thể trước khi in thì dùng lệnh File - Print Preview (hoặc kích chuột vào
nút Print Preview trên thanh công cụ Standard)
II. ĐỊNH DẠNG TRANG IN:
Trong thao tác định dạng trang in gồm có: Định dạng khổ giấy, định dạng lề, định
dạng tiều đề đầu trang và chân trang, chọn vùng in...
Mở trình đơn File - Page Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup:
- Ngăn Page: Chọn hướng in và khổ giấy
+ Tại mục Orientation: thay đổi kiểu in
Portrait: Định dạng kiểu in đứng
Landscape: Định dạng kiểu in ngang
+ Tại mục Paper size: Chọn khổ giấy in
- Ngăn Margin (hình trên) dùng để định dạng lề trang:
+ Top: Lề trên

+ Left: Lề trái
+ Bottom: Lề dưới

+ Right: Lề phải
+ Header: Tiêu đề trên

+ Footer: Tiêu đề dưới
+ Center on page: Định nội dung in nằm giữa trang theo chiều ngang (Horizontally) hay
theo chiều dọc (Vertically)
- Ngăn Header/Footer (hình trên) dùng để tạo tiêu đề đầu và chân trang: Các nút
Custom Header và Custom Footer lần lượt dùng để tạo tiêu đề đầu và chân trang.
Nếu chọn nút Custom Header thì xuất hiện hộp thoại để tạo tiêu đề đầu như sau:
Đánh số

Tổng số
t
Định dạng

Ngày hiện

Tên

Hình
Giờ hiện
Nội dung tiêu
đề

Nội dung tiêu
đề

Nội dung tiêu đề
trình bày bên
- Chọn ngăn Sheet: để chọn vùng in
+ Print Area: Địa chỉ vùng cần in trong bảng tính
+ Row to Repeat at top: Dòng cần lặp lại ở đầu mỗi trang
+ Column to repeat at left: Cột cần lặp lại bên trái ở mỗi trang in
+ Gridlines: In nội dung bảng tính có đường lưới
+ Row and column header: In cả tiêu đề cột và số thứ tự dòng